Pôle Events
Organisation d'évènements scientifiques & institutionnels
Notre mission
Vous accompagner à chaque étape de votre projet, en fonction de vos besoins et de vos ressources, afin d’assurer la réussite de votre évènement. Selon son format (journées scientifiques, congrès, workshops, summer schools, séminaires de travail, anniversaire, remise de diplômes…) et son envergure (locale, nationale, internationale), nous identifions avec vous les grandes étapes logistiques et scientifiques de votre évènement. De l’étude de faisabilité à l’accueil des participants, nous déterminons ensemble les postes que vous souhaitez nous confier.
De nombreux projets possibles
Évènements scientifiques & institutionnels
Nous intervenons sur l’organisation d’évènements scientifiques et institutionnels quel que soit le format : congrès scientifique, séminaire, symposia, journées techniques, summer schools, table ronde, restitution de projet, anniversaire, journées d’entreprise, remise de diplômes candidature pour accueillir un congrès, etc. Nous pilotons des projets d’envergure nationale et internationale, en français comme en anglais.
Notre équipe et notre offre de services s’adaptent à la taille de votre évènement, de quelques dizaines de participants à plusieurs centaines ainsi qu’au niveau d’accompagnement que vous souhaitez. Nous pouvons intervenir dans une gestion « full concept » ou au contraire nous concentrer uniquement sur les points que vous souhaitez nous déléguer. Les contours de notre mission se dessinent de façon entièrement personnalisée en fonction de votre projet.
Création graphique
Dimension intégrante de l’évènementiel, nos équipes assurent la production de nombreux outils et supports de communication. Nous pouvons vous accompagner sur ces différentes missions dans le cadre d’un évènement (ou non !). Quel que soit le contexte : refonte ou création d’identité graphique, production d’outils, personnalisation de goodies, lancement de marque ou de projet, etc. Nous pouvons vous conseiller et vous accompagner à chaque étape
Évènements scientifiques
- Congrès scientifiques nationaux & internationaux
Évènements organisés au minimum sur deux jours, les congrès scientifiques s’articulent autour de conférences plénières, sessions parallèles, expositions scientifiques et industrielles… Un programme social peut venir compléter le programme scientifique : cocktail de bienvenue, dîner de gala, visites guidées…
- Workshop, séminaires
Organisation d’une journée à destination de participants nationaux ou internationaux. L’objectif de ces évènements est de faire le point sur une ou plusieurs thématiques, et de pouvoir se rassembler en groupes pour échanger et discuter.
- Écoles d’été & ateliers
À destination d’étudiants et de doctorants internationaux, ces évènements s’étendent en moyenne sur une durée d’une semaine, au cours de laquelle des cours et des travaux dirigés sont dispensés par des experts scientifiques
- Webinaires & formats hybrides
Une offre 100% digitale et dématérialisée pour plus d’accessibilité, qui intervient seule, ou en complément d’un évènement physique
Évènements institutionnels
- Remises de diplômes & cérémonies
Temps forts dédiés à la valorisation des parcours et des réussites des étudiants ou des membres d’une institution. Ces cérémonies associent prises de parole officielles, remises symboliques de diplômes et moments conviviaux avec les participants et leurs proches.
- Inaugurations & anniversaires institutionnels
Moments marquants de la vie d’un établissement : inauguration de bâtiments, lancement de projets, anniversaires ou célébrations institutionnelles. Ils réunissent partenaires, représentants institutionnels et publics autour de séquences protocolaires et de temps d’échange.
- Journées institutionnelles & valorisation
Rendez-vous dédiés à la mise en lumière des activités, projets et initiatives d’une institution. Ils peuvent prendre la forme de journées portes ouvertes, de rencontres avec les partenaires ou de présentations des actions menées.
- Accueils officiels & délégations
Temps d’accueil dédiés aux visites officielles et aux délégations nationales ou internationales. Ils combinent généralement présentations, visites de sites et échanges avec les équipes et partenaires de l’institution.
Création graphique
Identité visuelle
Nous construisons une identité graphique à l’image de votre évènement, de votre société ou de votre projet.
Création : avec des proposition sur mesure, en fonction de vos attentes
Déclinaison : personnalisation d’un logo « récurrent » utilisé pour chaque édition
Refonte : actualisation d’un logo en conservant quelques marqueurs visuels de l’ancienne charte graphique
- Nom
- Slogan et/ou baseline
- Logo & ses déclinaisons
- Palette de couleurs
- Typographies
- Univers graphique
Supports de communication
Conception de différents supports web et print.
- Carte de visite, marque page, marquage de goodies
- Affiche, kakémono, roll-up, oriflamme, signalétique grand format
- Plaquette, flyer, livret, dépliant, livre des résumés, dossier de candidature
- Site web, template powerpoint, post réseaux sociaux, template email, signature email…
Nos compétences
Dans le cadre de l’organisation d’évènement scientifique nous avons identifié 8 axes majeurs autour desquels notre accompagnement va venir se structurer :
Montage du projet
Pilotage du projet
Gestion financière
Communication & promotion
Gestion scientifique
Gestion des participants
Programme social
Closing & post-évènement
Deux formats de collaboration envisageables
Nous organisons votre évènement dans son intégralité, en collaboration avec votre équipe, pour vous permettre de vous concentrer sur les aspects scientifiques.
Nous nous adaptons à vos besoins et ressources internes, et n’intervenons que sur certains aspects de votre projet. Vous choisissez les postes à nous confier.
Vous souhaitez un concept clé en main ? Optez pour les Impulse Days !
Votre journée scientifique prête à l’emploi
Les Impulse Days sont des journées scientifiques thématiques clés en main, modulables et structurées, dédiées aux acteurs de la recherche et de l’innovation.
Elles reposent sur un dispositif de communication harmonisé et immédiatement opérationnel (identité visuelle, supports, signalétique, outils de diffusion), garantissant une expérience fluide et cohérente.
Véritables accélérateurs de collaborations, les Impulse Days favorisent la mise en réseau des experts et l’émergence de nouvelles opportunités de partenariats académiques et industriels.
Nos clients en parlent le mieux
Expérience client
Pôle Events
Journée Learning Expedition "10 ans de collaboration entre Avril et le laboratoire LRGP" - 2026
« J’ai eu l’occasion de travailler avec l’équipe Events à l’occasion du congrès de la SFGP 2017 en tant qu’animateur d’un thème scientifique. J’ai pu apprécier à cette occasion leur professionnalisme et leur réactivité… » lire la suite
Sara Albe-Slabi
Comité d’organisation, Biochimiste au sein du Groupe Avril
Pôle Events
Congrès T4SS - 2025
« […] Leur professionnalisme a été déterminant à chaque étape du projet : depuis la recherche du lieu le plus adapté du congrès, la création du site internet et la gestion des inscriptions, jusqu’au support logistique durant le congrès et suivi des aspects financiers après le congrès… » lire la suite
Nicolas Soler & Badreddine Douzi
Membres du comité d’organisation de T4SS
Nos atouts
Offre personnalisée
Nous proposons une offre personnalisée et évolutive qui s’adapte à vos besoins et à l’envergure de votre projet
Expertise
Nous avons développé notre expertise avec le milieu universitaire et scientifique
Expérience
Nous avons une expérience solide dans l’organisation d’évènements scientifiques nationaux et internationaux
Découvrez le flyer Events
Ils nous ont fait confiance
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