Montage du projet
Pilotage du projet
Organiser un évènement scientifique impose de gérer des enjeux à court, moyen, et long terme, et nécessite méthodologie, rigueur et anticipation. Nous serons à vos côtés pour vous conseiller et vous guider pas à pas.
En fonction de vos attentes et ressources internes, nous assurons un pilotage global (coordination avec toutes les parties prenantes, à chaque étape), ou partiel (seulement quelques missions ponctuelles et indépendantes).
Notre objectif : vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel !
Coordination avec le donneur d'ordre
Si vous le souhaitez il nous est également possible de prendre en charge le pilotage global de votre projet : programmation des réunions du comité d’organisation, préparation des ordres du jour, rédaction et envoi des comptes-rendus, suivi des actions de chacun, etc.
- Conception d’un rétroplanning
- Définition des principales échéances et, si nécessaire, des groupes de travail à constituer
- Participation aux réunions de suivi, temps d’échange avec les organisateurs par téléphone et par mails
Coordination avec les prestataires
Nous mettons notre expérience et notre expertise à votre service pour vous accompagner au mieux dans la recherche et la sélection de prestataires. Notre rôle consiste également à attirer votre attention sur des points de vigilance particuliers pour ne rien laisser au hasard.
Nous pouvons également être présents sur place et gérer la coordination on-site pour vous laisser pleinement profiter de l’évènement sur lequel vous travaillez depuis des mois.
- Définition de vos besoins et recherche des prestataires
- Demande de devis
- Comparatif et préconisations
- Confirmation aux différents prestataires, coordination et suivi de leur mission jusqu’à la fin de l’évènement
- Possibilité d’organiser des visites de repérage.
Gestion des partenaires & sponsors
- Conception d’un dossier présentant les différentes modalités de partenariat ainsi que les coûts associés
- Construction de l’exposition industrielle (plan d’implantation, optimisation des espaces, définition des besoins, coordination avec les sponsors et le lieu)
- Échange avec les sponsors pour les aspects graphiques (insertions publicitaires, marquage d’objets, visibilité on-site, communication dématérialisée, apposition du logo, vérification des supports, gestion de la production, conseil et accompagnement).
Gestion de la destination
La majorité des événements que nous organisons se tient dans le Grand Est (Nancy et Metz essentiellement), où nous sommes implantés. Néanmoins nous assurons également la couverture de tout le territoire national et pouvons intervenir à l’étranger, dans l’UE ou hors Union Européenne. Nous avons ainsi déjà assuré la tenue d’événements à Paris, Nantes et Lille par exemple, ainsi qu’au Maroc, en Albanie et au Vietnam.
- Pilotage de projets d’envergure nationale et internationale
- Intervention en français comme en anglais
- Tenue d’évènements en France et à l’étranger
Des outils pour vous accompagner
Nous pouvons vous proposer différents outils pour accompagner votre recherche de financement, notamment la création de dossier de partenariats.
Dossier de partenariat et de sponsoring réalisé dans le cadre du congrès PDT 2022, qui s’est tenu à Nancy du 24 au 28 octobre 2022.
Dix sponsors et/ou partenaires entreprises ont soutenu cet événement.
Dix sponsors et/ou partenaires entreprises ont soutenu cet événement.
