Pilotage du projet

Un accompagnement au pilotage de votre projet événementiel

Organiser un événement scientifique implique de gérer des enjeux à court, moyen et long terme. Cela requiert méthodologie, rigueur et anticipation. Nous vous accompagnons à chaque étape pour vous conseiller, structurer et sécuriser votre organisation.

Selon vos besoins et vos ressources internes, nous assurons :

un pilotage global : coordination complète avec toutes les parties prenantes,
ou un pilotage partiel : centré sur certaines missions spécifiques dans le périmètre que vous nous donnez

Notre objectif ? Vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel.

Coordination avec le comité d’organisation

Un accompagnement continu et structuré

Si vous le souhaitez il nous est également possible de prendre en charge le pilotage global de votre projet : programmation des réunions du comité d’organisation, préparation des ordres du jour, rédaction et envoi des comptes-rendus, suivi des actions de chacun, etc.

Conception d’un rétroplanning
Définition des jalons clés et principales échéances
Constitution des groupes de travail
Participation aux réunions de suivi
Points réguliers par téléphone ou par mail
Conseils stratégiques pour optimiser l’avancement
Anticiper au profit de la réussite

Coordination avec les prestataires

Une gestion professionnelle pour un événement sans imprévu

Nous mettons notre expérience et notre expertise à votre service pour vous accompagner au mieux dans la recherche et la sélection de prestataires. Notre rôle consiste également à attirer votre attention sur des points de vigilance particuliers pour ne rien laisser au hasard.

Nous pouvons également être présents sur place et gérer la coordination on-site pour vous laisser pleinement profiter de l’évènement sur lequel vous travaillez depuis des mois.

Grâce à notre expérience, nous vous accompagnons dans :

L’identification et la sélection des prestataires adaptés
L’analyse de leurs offres et la formulation de recommandations
La confirmation et le suivi de leurs missions jusqu’à la clôture de l’événement
L’organisation éventuelle de visites de repérage
Nous pouvons également assurer la coordination sur site, afin de vous permettre de profiter pleinement de votre événement.

Gestion des partenaires & sponsors

Valoriser vos collaborations et optimiser votre exposition

Nous vous accompagnons dans l’ensemble du processus :

Conception d’un dossier de partenariat et mécénat clair et attractif
Construction et optimisation de l’exposition industrielle : plans, implantation, besoins techniques
Coordination graphique et logistique propre à chaque partenaire : insertions publicitaires, marquage d’objets, supports visuels, visibilité on-site et digitale, vérification et production des éléments fournis…

Gestion de la destination

Une expertise locale… et internationale

Basés au cœur du Grand Est, nous organisons de nombreux événements à Nancy et Metz.
Nous intervenons également :

sur tout le territoire national (Paris, Reims, Lille, Lyon, Nantes, Deauville, Strasbourg…)
à l’étranger, au sein de l’Union Euréopéenne ou hors UE (Maroc, Albanie, Vietnam…)

Notre expertise

Pilotage de projets d’envergure nationale et internationale
Accompagnement en français et en anglais
Coordination opérationnelle sur place, en France ou à l’étranger

Des outils pour sécuriser votre financement

Nous pouvons vous proposer différents outils pour accompagner votre recherche de financement, notamment :

des dossiers de partenariat, sponsoring et mécénat
des outils de présentation destinés aux financeurs
des documents promotionnels personnalisés

Exemple : Dossier de partenariat réalisé pour le congrès ECT 2025, tenu à Nancy du 8 au 12 septembre 2025, soutenu par plus de dix sponsors et partenaires industriels.

Depuis 2025, nous avons inclus une offre de mécénat, en complément du sponsoring. Cette offre vous permet, en tant que porteur de projet, d’accéder à de nouvelles opportunités de soutien pour accélérer le développement et la visibilité de vos actions.

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations !