Gestion scientifique

Structurer et piloter votre programme scientifique en toute sérénité

La gestion scientifique regroupe l’ensemble des missions liées à la construction, au suivi et à la valorisation du programme scientifique de votre conférence. Notre rôle est de vous fournir des outils fiables et un accompagnement adapté pour en faciliter le pilotage.

Selon vos attentes, nous pouvons intervenir :

de manière ponctuelle, en appui technique,
ou de façon plus structurée, pour définir et coordonner l’ensemble des étapes clés (appel à communications, comité de relecture, délais, notifications, etc.).

Appel à communications & soumission des résumés

Des outils performants pour une gestion fluide

Nous assurons :

La coordination avec le comité scientifique pour définir les thématiques, formats et calendrier de soumission
la définition et mise en forme graphique de template et instructions de soumission
Le paramétrage complet de la plateforme de soumission : mise en forme graphique, insertion de pages informatives
Le suivi des soumissions
L’assistance scientifique et technique aux auteurs

Processus de relecture & évaluation

Une organisation claire et transparente

Nous vous accompagnons dans :

La définition, avec le comité scientifique, de la grille d’évaluation
Le paramétrage de la plateforme de relecture : circuits d’évaluation, messages de notifications, préparation et envoi des tutoriels à destination des relecteurs
La gestion opérationnelle du processus d’évaluation (ouverture des droits et attribution des communications à évaluer) et assistance technique aux relecteurs

À l’issue de cette phase :

Envoi des notifications aux auteurs
Gestion des retours
Rédaction des consignes pour les présentations orales et affichées.

Construction du programme scientifique

Structurer et diffuser un programme scientifique détaillé

En lien étroit avec le comité scientifique, nous assurons :

La définition de la structure temporelle de l’événement
La proposition d’un programme général (plages horaires des sessions, pauses, événements sociaux, répartition des salles)
L’élaboration d’un programme détaillé, prêt à être publié
La diffusion des informations aux participants

Gestion de l’exposition scientifique (posters)

Valoriser les travaux présentés

Nous prenons en charge :

Les notifications aux auteurs, l’envoi des modalités pratiques de l’exposition posters
L’édition d’un listing des communications affichées, intégrable au livre des résumés
La définition du plan d’implantation, la préparation des éléments logistiques nécessaires

Mise en place d’un prix poster

Valoriser la recherche scientifique

Nous vous accompagnons dans :

La définition des critères de notation avec le comité scientifique et le jury
La coordination du vote : la préparation des grilles d’évaluation, le dépouillement des résultats et préparation d’un support visuel pour présenter les lauréats
Conception des supports de remise des prix : diplômes, trophées, chèques géants.

Preview & diffusion des contenus scientifiques

Anticiper le déroulé des interventions

Nous prenons en charge :

La coordination avec le prestataire retenu pour la gestion de la preview de la conférence
La préparation d’un brief, l’envoi des programmes détaillés à jour
la préparation des autorisations à faire signer aux orateurs
La validation d’un déroulé
La mise en place d’une autorisation de diffusion dédiée, pour la mise en ligne des présentations plénières (pdf) sur le site internet à l’issue de l’évènement.

Construction de votre programme scientifique

Nous mettons à votre disposition différents outils afin que le processus de soumission des papiers, de relecture, ainsi que la construction du programme scientifique se fassent de façon optimisée et fiable.