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Gestion scientifique

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Paramétrage de la plateforme de soumission des résumés

  • Coordination avec le comité scientifique
  • Paramétrage de la plateforme (ouverture de la plateforme, paramétrage graphique, paramétrage de la soumission (type de dépôt, choix des topics) et publication de quelques pages informatives sur la plateforme de soumission
  • Suivi de la soumission (exports des informations relatives aux auteurs et aux papiers, constitution de base de données), assistance scientifique et technique aux auteurs

Création de l'identité graphique

  • Coordination avec le comité scientifique
  • Paramétrage de la plateforme de relecture, des messages de notifications et préparation de tutoriels aux relecteurs
  • Gestion du process de relecture (ouverture des droits et attribution des communications à évaluer) et assistance technique aux relecteurs
  • Une fois le process de relecture finalisé, envoi des notifications aux auteurs, gestion de leur retour, rédaction des instructions pour préparer les présentations orales et affichées
  • Gestion du process de relecture (ouverture des droits et attribution des communications à évaluer) et assistance technique aux relecteurs
  • Une fois le process de relecture finalisé, envoi des notifications aux auteurs, gestion de leur retour, rédaction des instructions pour préparer les présentations orales et affichées

Consitution du programme scientifique

  • Coordination avec le comité scientifique
  • Proposition d’un programme général (plages horaires des sessions, des pauses, des événements sociaux avec répartition dans les salles) puis d’un programme détaillé à publier
  • Notifications aux auteurs, envoi des modalités de l’exposition posters, édition d’un listing des communications affichées (pouvant être inclus dans le livre des résumés)
  • Définition du plan d’implantation, et préparation des éléments logistiques

Gestion de l'exposition scientifique

  • Coordination avec le comité scientifique et le jury du prix pour la définition des critères d’évaluation
  • Préparation des grilles d’évaluation
  • Dépouillement des résultats, préparation d’un support pour présenter les résultats, conception d’un diplôme à remettre au lauréates

Mise en place d’un prix poster

  • Coordination avec le prestataire retenu pour la gestion de la preview de la conférence
  • Brief, envoi des programmes détaillés à jour, suivi, relances
  • Préparation des fichiers

Mise en place d’une preview

  • Mise en place d’une autorisation de diffusion dédiée, pour la mise en ligne des présentations plénières (pdf) sur le site internet de l’événement à l’issue de l’événement

Autorisation de diffusion des conférences plénières

Construction de votre programme scientifique

Nous mettons à votre disposition différents outils afin que le processus de soumission des papiers, de review, ainsi que la construction du programme scientifique se fassent de façon optimisée et fiable.

Nous utilisons notamment la plateforme SciencesConf.org, développée par le CNRS, pour gérer le processus de soumission, de relecture et d’envoi des notifications.

Exemple avec le Congrès TRACER 8,
qui se tiendra du 26 au 28 Février 2019 à Đà Nẵng‎, Vietnam