Gestion des participants
Anticiper, accueillir et accompagner vos publics
La gestion des participants est un enjeu clé pour préparer au mieux la venue des congressistes, intervenants, conférenciers invités, sponsors et exposants. Nous vous accompagnons à chaque étape afin de garantir une expérience fluide, professionnelle et rassurante pour l’ensemble de vos publics.
Gestion des inscriptions
Une plateforme sécurisée et entièrement personnalisable
Nous assurons le paramétrage et l’administration d’un site d’inscription en ligne sécurisé, via notre plateforme de gestion :
- Création de formulaires d’inscription en ligne, sur notre plateforme de gestion sécurisée, avec des formulaires d’inscription entièrement personnalisables
- Paramétrage de différentes catégories de participants et d’activités
- Configuration des modules de paiement : carte bancaire, virement, bon de commande, paiement sur site
- Paramétrage des messages automatiques de confirmation
- Création d’une adresse de contact dédiée aux participants
- Traitement des inscriptions et suivi des paiements
- Envoi régulier du listing des inscrits (format Excel, selon la périodicité définie)
Échanges avec les participants
Informer, accompagner et faciliter leur venue
Afin de permettre aux participants de préparer de venue, nous veillons à :
- Répondre à leurs questions
- Préparer et envoyer des lettres officielles d’invitation nécessaires pour l’obtention de leur visa
- Prendre contact avec les invités pour l’organisation de leur déplacement et séjours
- Envoyer d’informations régulières sur les actualités du congrès
Préparation & mise en place
Anticiper chaque détail logistique
Nous assurons :
- La préparation des documents d’accueil : badges, tours de cou, attestations de présence, enveloppes
- La mise en sacoche et la distribution des goodies et supports partenaires
- La préparation des lieux, le brief des équipes et la supervision de l’installation :
- Les tests des équipements techniques
- La vérification de la mise en place logistique
- L’installation et la gestion du bureau d’accueil
- La mise en place de l’exposition posters (signalétique dédiée) et l’enlèvement des posters non récupérés
Accueil & coordination sur site
Une présence rassurante le jour J
Le jour de l’événement, nous assurons :
- La coordination des prestataires
- Le brief des hôtes et hôtesses d’accueil
- Une présence physique pour accueillir les participants et remettre les documents
- La gestion des inscriptions sur place
Gestion personnalisée des participants
Nous assurons la gestion des participants grâce à une interface d’inscription développée par nos services, entièrement personnalisable.
Cet outil nous permet une gestion précise et individualisée de chaque participant, quelle que soit sa catégorie.
Plusieurs modes de paiement peuvent être proposés, selon vos besoins :
- paiement sécurisé par carte bancaire
- bon de commande
- virement bancaire
- encaissement sur place.
Notre système de gestion est adapté à l’organisation de congrès nationaux et internationaux.
Le paiement sécurisé par carte bancaire est notamment privilégié pour les inscriptions et règlements en provenance de l’étranger, garantissant simplicité et fiabilité pour les participants.
