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Gestion des participants

La gestion des participants est un poste clé pour préparer au mieux la venue des congressistes, intervenants, conférenciers invités, sponsors et exposants à votre manifestation.

Gestion des inscriptions

  • Conception d’une boutique d’inscription avec un formulaire par nature d’inscription (participants, exposants…), paramétrage des modules de paiement
  • Paramétrage d’un message de confirmation aux participants
  • Création d’une adresse de contact dédiée aux participants, réponse aux questions des inscrits
  • Envoi du listing des inscrits selon périodicité définie (tableur Excel)
  • Préparation des lettres officielles d’invitation nécessaires pour le visa et envoi. Pas de contact avec les ambassades directement
  • Prise de contact avec les invités pour l’organisation de leur déplacement et séjours
  • Préparation des lieux, supervision des toutes les installations
  • Installation d’un bureau d’accueil sur le lieu du congrès
  • Présence physique pour accueillir les participants, leur remettre les différents documents, les renseigner, environ 30 minutes avant l’ouverture du congrès, jusqu’à la fin de la dernière pause de l’après-midi. Vérification des présents. Inscription sur place
  • Préparation des différents documents d’accueil (enveloppes, badges et tours de cou, attestations de présence), mise en sacoche, distribution des goodies ou supports publicitaires des partenaires
    Coordination des différents prestataires sur site pendant l’évènement, brief, et suivi
  • Mise en place de l’exposition poster (conception et installation d’une signalétique dédiée, enlèvement des posters non récupérés à l’issue du congrès

Accueil & coordination sur place

Gestion personnalisée

Nous assurons la gestion des participants grâce à une interface d’inscription développée par nos services. Cet outil personnalisable nous permet d’avoir une gestion précise et individualisée de chaque participant, qu’il s’agisse d’une inscription classique, d’un intervenant ou d’un exposant. Différents moyens de paiements sont disponibles : paiement sécurisé par carte bancaire, paiement par bon de commande, chèque ou virement bancaire, ou encore encaissement sur place (à définir selon vos besoins).

Notre système de gestion nous permet de gérer facilement des congrès nationaux et internationaux. Le paiement par carte bancaire sécurisé est particulièrement utilisé dans le cadre de paiements venant de l’étranger.

Exemple avec le Congrès TRACER 8,
qui se tiendra du 26 au 28 Février 2019 à Đà Nẵng‎, Vietnam