Après l'évènement
Clôturer, valoriser et préparer l’avenir
Après la tenue de votre évènement, plusieurs actions restent à finaliser. C’est aussi le moment de dresser le bilan : identifier ce qui a fonctionné, ce qui mérite d’être reconduit et ce qui peut être amélioré pour les prochaines éditions.
Nous vous accompagnons dans l’ensemble de cette phase post-événement, afin de clôturer sereinement votre projet, sans que rien ne soit oublier.
Clôture & valorisation des contenus
Prolonger l’expérience après l’événement
Nous assurons :
- L’envoi des messages de remerciement aux différentes parties prenantes :
participants, membres des comités, prestataires, partenaires - La création d’une enquête de satisfaction à destination des participants, permettant de dresser un bilan détaillé de l’évènement concernant le programme scientifique et social ainsi que la logistique et communication autour de la manifestation
Espace participant sécurisé
Un accès dédié aux ressources post-événement
Nous mettons en place un espace participant protégé par mot de passe, permettant :
- l’accès à des contenus exclusifs pour une durée définie
- le visionnage des vidéos des conférences plénières
- la consultation de la galerie photo
- le téléchargement : de l’abstract book, du programme de la conférence, des supports de présentation des communications orales
- la consultation de la liste de participants mise à jour
Bilan de l'évènement
Analyser, capitaliser et améliorer
Nous réalisons un débrief en deux temps :
- à chaud, immédiatement après l’événement
- à froid, quelques semaines plus tard, pour une analyse approfondie
Nous élaborons ensuite une fiche bilan synthétique, comprenant :
- Une synthèse des données scientifiques : volume de soumissions, répartition par thématique, formats proposés, proceedings
- Une analyse financière : état des dépenses et recettes, équilibre budgétaire
- Un récapitulatif du programme : temps forts, nouveautés, programme social, remise de prix
- L’évaluation de la satisfaction des participants : analyse et synthèse des résultats de l’enquête de satisfaction
- Une appréciation globale : points forts identifiés et axes d’amélioration pour les prochaines éditions
Bilan du congrès
La fiche bilan constitue une source d’information précieuse pour la préparation des éditions futures. Elle rassemble l’ensemble des données clés de votre événement et permet de capitaliser sur l’expérience acquise.
Ce document peut également être utilisé comme pièce justificative dans le cadre des demandes de subventions.
Exemple : fiche bilan d’un congrès ayant réuni 131 participants et 21 nationalités représentées.
