Gestion financière
Gérer sereinement la dimension financière de votre évènement
La gestion financière est un pilier essentiel de l’organisation d’un évènement scientifique.
Elle peut sembler complexe ou éloignée de vos compétences métiers, mais nous sommes là pour vous accompagner et garantir une gestion fiable, sécurisée et transparente, adaptée à vos besoins et aux ressources de votre organisation. Notre priorité : l’équilibre financier de votre projet.
Budget & mise en place d'un contrat
Construire et suivre votre équilibre financier
Nous vous accompagnons depuis l’élaboration jusqu’à la clôture financière de votre événement :
- Élaboration du budget prévisionnel
- Suivi des recettes et dépenses en temps réel
- Reddition des comptes à l’issue de l’événement.
Une convention de mandat ou un contrat de prestation peut également être mis en place avec votre institution.
Dans ce cadre :
- nous pourrons encaisser les recettes et, selon la modalité financière retenue, réaliser les dépenses liées à l’évènement
- nous collaborons directement avec vos services achats et comptables pour définir les procédures et les interlocuteurs clés.
Gestion financière des recettes
Un suivi rigoureux et transparent
Nous prenons en charge :
- La préparation et l’envoi des factures
- Le suivi des règlements et les relances nécessaires
- La production de reportings réguliers (exports financiers, bilans intermédiaires)
Subventions
Maximiser vos sources de financement
Nous vous accompagnons dans toutes les étapes relatives aux demandes de subventions :
- Identification, avec le comité d’organisation, des organismes financeurs pertinents
- Préparation des dossiers de demande
- Suivi de l’instruction des dossiers
- Production des pièces justificatives requises
Gestion des inscriptions
Une plateforme sécurisée pour une gestion fluide et centralisée
Nous créons et administrons un formulaire d’inscription sur mesure, intégrant :
- Paramétrage des taxes et des modes de paiement
- Édition des factures et avoirs
- Exports financiers
- Export des données d’inscription (participants, sponsors, programme social, hébergement…)
- Génération des chiffres clés, badges, vouchers
- Envoi automatisé d’e-mails personnalisés
- Suivi des inscriptions en temps réel.
Chaque événement dispose de son espace dédié au sein d’une plateforme sécurisée, tout en étant intégré à un système global de gestion.
Exemple avec différentes pages de notre backoffice, permettant le pilotage de vos projets : gestion des commandes, paramétrage des statuts, définition des règles de taxe.
