Gestion financière
La gestion financière de votre projet est un volet conséquent dans le cadre de l’organisation d’un évènement.
Parfois éloignés de votre domaine de compétence, ces aspects peuvent vous paraître obscurs, mais il n’en est rien. Nous vous accompagnons en fonction de vos attentes et des ressources disponibles au sein de votre organisation pour mettre en place une gestion optimale et assurer l’équilibre financier de votre projet.
Budget & convention de mandat
- Accompagnement au montage du budget prévisionnel
- Suivi des recettes et dépenses pour maintenir un équilibre financier
- Reddition des comptes à l’issue de l’évènement
Il est possible de mettre en place une convention de mandat avec l’institution organisatrice afin d’encaisser en son nom et pour son compte les différentes recettes afférentes à votre évènement. Dans ce cas, nous nous mettons en relation avec vos services achats et comptables pour identifier les interlocuteurs et procédures dédiés.
Gestion financière des recettes
- Préparation et envoi des factures
- Suivi des règlements et relance si nécessaire
- Reporting régulier (réalisation d’exports financiers
Subventions
- Identification avec le comité d’organisation des organismes à contacter
- Préparation des dossiers de demande
- Suivi de la demande
- Production des pièces justificatives demandées
Les subventions sont portées par l’organisateur.
Gestion des inscriptions
- création de formulaire d’inscription sur mesure
- gestion des règles de taxes, paramétrage des différents mode de paiement,
- édition des factures et des avoirs,
- réalisation d’export financier,
- exportation des données sur les inscriptions (participant, sponsors, programme social, hébergement),
- édition des chiffres clés, création de badges et voucher,
- envoi de mails automatiques…
Nous disposons d’une plateforme sécurisée de gestions des inscriptions, chaque évènement y est géré de façon indépendante, tout en étant rattaché à un système de gestion global.
Cette solution évolutive nous donne accès à de nombreuses fonctionnalités :
Exemple avec différentes pages de notre backoffice, permettant le pilotage de vos projets : gestion des commandes, paramétrage des statuts, définition des règles de taxe