Qualité & engagements

En tant que prestataire, nous avons un devoir de conseil auprès des organisateurs : aussi nous vous accompagnons et vous aidons dans vos choix pour vous proposer à chaque fois la meilleure solution, par rapport à vos besoins et vos attentes. Nous prenons le temps de vous indiquer l’ensemble des renseignements nécessaires à la bonne compréhension du service proposé.

Au cours du projet, si des imprévus surviennent, nous vous en informons et nous vous indiquons les risques et conséquences que cela peut avoir. En tout état de cause, nous vous proposons des solutions en vous informant des contraintes et limites de celles-ci.

Nous nous engageons à respecter la confidentialité des informations et/ou données dont nous pourrions avoir connaissance au cours de la mise en œuvre de la prestation :

À titre d’exemple, voici une liste non exhaustive des informations qui sont concernées :

• Informations confidentielles du CNOP(coordonnées, modalités d’organisation…)
• Contenu des échanges lors des réunions
• Liste des participants et des partenaires
• Coordonnées des participants, et des partenaires
• Contenu des offres des prestataires engagés sur l’événement
• etc.

Le contact privilégié avec le Titulaire est le Chef de Projet désigné comme référent du Projet.

Toutefois, en son absence, un Chef de Projet Backstage est désigné comme relais pour toutes demandes d’informations. Toutes nos chargées de projets parlent anglais couramment. D’autres personnes de l’équipe sont en support et en conseil du Chef de Projet, sur des parties opérationnelles (partie informatique, partie financière).

Pour les échanges de documents, nous disposons d’une plateforme de travail collaborative, qui pourra être ouverte gratuitement pour ce projet, à votre demande.

Les réunions en visioconférence seront privilégiées par rapport aux réunions en distanciel. Les demandes par e-mail seront traitées rapidement (au max. 48h).

Au démarrage, la première réunion avec les organisateurs permettra de définir le rétroplanning de l’événement, et d’identifier les dates clés, avec les actions à mettre en œuvre. Ce document sera le fil rouge des réunions d’avancement avec les organisateurs.

Les informations collectées dans le cadre de la prestation restent votre propriété pleine et exclusive. Nous nous interdisons toute revente desdites données, de même que toute utilisation à des fins commerciales.

Les informations recueillies lors de l’inscription font l’objet d’un traitement informatique destiné à assurer un meilleur suivi de l’inscription (notamment : envoi de documents relatifs à l’inscription et, le cas échéant, prise de contact en cas de modification d’un Evénement).

UL PROPULS veille à ce que les données recueillies soient maintenues confidentielles. Elles ne sont pas communiquées à d’éventuels partenaires commerciaux ni à des tiers.

Sur chacun des sites de congrès, il est indiqué pourquoi les informations sont collectées, à qui ces données peuvent être transmises et les modalités selon lesquelles les personnes concernées peuvent exercer leurs droits d’accès, de rectification et de suppression de leurs données.

Nos plateformes d’inscriptions et nos sites internet sont développés et hébergés auprès de plateformes sécurisées.

Notre hébergeur garantit la souveraineté des données, qui sont hébergées dans ses datacenters. Des sauvegardes automatiques sont générées : il met ainsi à disposition un outil de sauvegarde et de restauration de nos fichiers, ainsi que de nos bases de données. Nous pouvons ainsi restaurer nos fichiers à J-1, J-2, J-3, J-7 ou J-14, si nécessaire. Par ailleurs, tous les hébergements disposent par défaut d’une protection anti-DDoS et d’un pare-feu.

UL PROPULS dispose également de serveurs sur lesquels est sauvegardé quotidiennement l’ensemble des données informatiques de nos collaborateurs. Ceci nous permet d’assurer une sauvegarde de notre travail.