Gestion scientifique
La gestion scientifique est un terme générique que nous utilisons pour désigner toutes les missions qui gravitent autour de la construction du programme de la conférence.
Dans ce cadre, notre rôle consiste à vous fournir un large panel d’outils pour faciliter son pilotage.
Selon vos attentes, nous pouvons être plus au moins présents, et vous laisser gérer tous ces aspects en totale autonomie, ou vous accompagner de façon plus structurée pour définir ensemble les principales étapes (appel à communication, constitution du comité de relecture, délais de relecture, notification d’acceptation etc.).
Voici quelques exemples de missions sur lesquelles nous pouvons intervenir.
Paramétrage de la plateforme de soumission des résumés
- Coordination avec le comité scientifique pour définir les thèmes, formats et périodes de soumission
- Paramétrage de la plateforme, avec mise en forme graphique et insertion de quelques pages informatives
- Suivi de la soumission, assistance scientifique et technique aux auteurs
Paramétrage du processus de lecture
- Coordination avec le comité scientifique pour définir la grille d’évaluation des résumés
- Paramétrage de la plateforme de relecture, des messages de notifications et préparation de tutoriels aux relecteurs
- Gestion du process d’évaluation (ouverture des droits et attribution des communications à évaluer) et assistance technique aux relecteurs
- Une fois cette étape finalisée, envoi des notifications aux auteurs, gestion de leur retour, rédaction des instructions pour préparer les présentations orales et affichées
Constitution du programme scientifique
- Coordination avec le comité scientifique pour définir la structure temporelle de l’événement
- Proposition d’un programme général (plages horaires des sessions, des pauses, des évènements sociaux avec répartition dans les salles) puis d’un programme détaillé à publier
- Envoi des informations aux participants
Gestion de l'exposition scientifique
- Notifications aux auteurs, envoi des modalités de l’exposition posters
- Édition d’un listing des communications affichées (pouvant être inclus dans le livre des résumés)
- Définition du plan d’implantation et préparation des éléments logistiques
Mise en place d’un prix poster
- Échange avec le comité scientifique et le jury du prix pour la définition des critères de notation
- Préparation des grilles d’évaluation et coordination du vote
- Dépouillement et préparation d’un support visuel pour présenter les lauréats
- Conception de diplômes, awards ou chèques géants
Mise en place d'une preview
- Coordination avec le prestataire retenu pour la gestion de la preview de la conférence
- Brief, envoi des programmes détaillés à jour
- Préparation des autorisations à faire signer aux orateurs
- Validation d’un déroulé
Autorisation de diffusion des conférences plénières
- Mise en place d’une autorisation de diffusion dédiée, pour la mise en ligne des présentations plénières (pdf) sur le site internet à l’issue de l’évènement
Construction de votre programme scientifique
Nous mettons à votre disposition différents outils afin que le processus de soumission des papiers, de relecture, ainsi que la construction du programme scientifique se fassent de façon optimisée et fiable.
Nous utilisons notamment la plateforme SciencesConf.org, développée par le CNRS, pour gérer ces différentes étapes.
Exemple avec la conférence Electrimacs 2022 qui s’est tenue du 16 au 19 mai 2022 à Nancy, France