Gestion des participants
La gestion des participants est un enjeu important pour préparer au mieux la venue des congressistes, intervenants, conférenciers invités, sponsors et exposants à votre manifestation.
Gestion des inscriptions
- Paramétrage d’un site d’inscription en ligne sécurisé, sur notre plateforme de gestion, avec des formulaires d’inscription entièrement personnalisables : possibilité de paramétrer différentes catégories de participants, différentes activités
- Paramétrage des modules de paiement (carte bancaire, virement, bon de commande, on site)
- Paramétrage des messages automatiques de confirmation aux participants
- Création d’une adresse de contact dédiée aux participants
- Traitement des inscriptions et suivi des paiements
- Envoi du listing des inscrits selon périodicité définie (tableur Excel)
Échange avec les participants
- Réponse aux questions des participants
- Préparation et envoi des lettres officielles d’invitation nécessaires pour l’obtention de leur visa
- Prise de contact avec les invités pour l’organisation de leur déplacement et séjours
- Envoi d’informations régulières sur les actualités du congrès
Mise en place
- Préparation des différents documents d’accueil (enveloppes, badges et tours de cou, attestations de présence), mise en sacoche, distribution des goodies ou supports publicitaires des partenaires
- Préparation des lieux, brief des équipes, supervision de l’installation technique (tests des équipements) et logistique (vérification de l’installation des espaces)
- Installation du bureau d’accueil
- Mise en place de l’exposition poster (conception et installation d’une signalétique dédiée), enlèvement des posters non récupérés à l’issue du congrès
Accueil & coordination sur place
- Coordination des prestataires
- Brief des hôtes(ses) d’accueil
- Présence physique pour accueillir les participants, leur remettre les différents documents
- Inscription sur place
Gestion personnalisée
Nous assurons la gestion des participants grâce à une interface d’inscription développée par nos services. Cet outil personnalisable nous permet d’avoir une gestion précise et individualisée de chaque participant, quelle que soit sa catégorie.
Différents moyens de paiements sont disponibles : paiement sécurisé par carte bancaire, paiement par bon de commande, virement bancaire, ou encore encaissement sur place (à définir selon vos besoins).
Notre système de gestion nous permet de gérer facilement des congrès nationaux et internationaux.
Le paiement par carte bancaire sécurisé est particulièrement utilisé dans le cadre de paiements venant de l’étranger.
Le paiement par carte bancaire sécurisé est particulièrement utilisé dans le cadre de paiements venant de l’étranger.
Exemple avec la plateforme d’inscription du congrès
international ICASP-6