Après l'évènement
Après la tenue de votre évènement différentes choses restent encore à finaliser. C’est également le temps de dresser le bilan : ce qui a fonctionné, ce qui doit être conservé pour les prochaines éditions, ce qui a peut être suscité moins d’adhésion et peut être amélioré… Nous vous accompagnons dans toute cette partie post évènement pour vous permettre de clôturer sereinement ce chapitre, sans que rien ne soit oublié.
Closing
- Envoi des messages de remerciement aux différentes parties prenantes : participants, membre des comités, prestataires, partenaires
- Mise en ligne sur le site internet pour une durée déterminée de différents contenus dans un espace participant sécurisé par un mot de passe :
• Vidéos des conférences plénières
• Galerie photo de l’événement
• Liste de participants à jour
• Abstract book, et programme de la conférence au format numérique
• Supports de présentation des communications orales
Espace participant sécurisé
- Mise en ligne d’un espace participant sécurisé par un mot de passe
- Accès à des contenus post évènement pour une durée déterminée
- Mise en ligne des vidéos des conférences plénières
- Galerie photo de l’événement
- Liste de participants à jour
- Téléchargement de l’abstract book, du programme de la conférence au format numérique
- Téléchargement des supports de présentation des communications orales
Bilan de l'évènement
- Réalisation d’un débrief en deux temps : à chaud puis quelques semaines après l’évènement
- Construction d’une fiche bilan de l’événement (document synthétique avec les principaux chiffres clés et informations à retenir)
• Synthèse des données scientifiques (volume de soumissions, réparation par thème, formats proposés) proceedings)
• Analyse des données financières (états des dépenses et recettes, de la balance de l’événement)
• Récapitulatif du programme de la conférence (temps forts, nouveautés, programme social, remise de prix) - Évaluation de la satisfaction des participants (synthèse des résultats de l’enquête de satisfaction)
- Appréciation globale (point forts, axes d’amélioration)
Bilan du congrès
La fiche bilan est une source d’information précieuse pour l’organisation des éditions suivantes, elle recense toutes les informations clés de votre évènement. C’est également un support pouvant être annexé au dossier justificatif des demandes de subventions.
Exemple de fiche bilan du congrès MBP 2022, qui s’est déroulé du 5 au 8 juillet 2022 à Nancy : 131 participants et 21 nationalités représentées.
